Cover Letter : Copy-Paste से करे इंकार

आजकल बहुतेरे Bollywood निर्माता फिल्म के trailer से पहले उसका टीजर लांच कर देते है। एक प्रभावी टीजर दर्शको को सिनेमाघरों तक खीच भी लाता है। cover letter भी एक filmy टीजर कि तरह ही है। विशेषज्ञों की माने तो ज्यादातर लोग अपने CV पर तो ध्यान देते है, लेकिन cover letter की सामग्री को ‘copy-paste’ कर देते है। दरअसल cover letter हर बार परिस्थिति के हिसाब से पेश किया जाना चाहिए जैसे-

कई पदों के लिए

कई बार company एक साथ कई पदों के लिए विज्ञापन निकालती है। ऐसा भी होता है कि लोग एक से अधिक पदों के लिए आवेदन कर देते है। उनका मानना होता है कि किसी न किसी पद के लिए उनका selection हो ही जायेगा। अगर आपके सामने भी ऐसा ही परिस्थिति है तो आपको अलग-अलग cover letter लिखने से कोई फायदा नही होगा। जब इन्हे एक ही person दिखेगा तो अवश्य ही उसे खीझ होगी। बेहतर होगा कि आप एक ही cover letter बनाये और उसी में लिख दे कि आप उस company के कई पदों के लिए आवेदन करना चाहते है। ऐसा करते समय भी बहुत सतर्क रहने की जरूरत है। यह ध्यान रखे कि आप एक ही तरह के पदों के लिए आवेदन करे। ऐसा न करने पर नियोक्ता को लगेगा कि आप job पाने के लिए बहुत आतुर है।

एक जैसे कई पदों के लिए

एक ही तरह के दो पदों के लिए cover letter की सामग्री अलग तरह से लिखी जानी चाहिए। उदाहरण के तौर पर, अगर किसी पद में technical skill का experience चाहिए, तो उसमे आपको अपने technical knowledge के बारे में कुछ लिखना चाहिए। वही दूसरी तरफ अगर किसी पद में technical skill के साथ नेतृत्व के हुनर की भी जरूरत है, तो आप उसमे technical specialist भी दिखाए। यहा तक भी जरुर बताये कि इसमे पहले आपको technical स्टाफ को lead करने का अवसर कब मिला और आपके काम करने का तरीका क्या रहा।

जब company हो अलग

हर company का काम करने का तरीका अलग होता है, उसके कुछ खास customer होते है। ऐसे में दो अलग-अलग पदों के लिए आवेदन करने से पहले company के बारे में थोडा research करना चाहिए और cover letter में उसी के अनुरूप language का इस्तेमाल करना चाहिए। ऐसा करने से hiring manager को लगेगा कि आप company की जरुरतो को समझ सकते है। उदाहरण के तौर पर अगर किसी company के product या service में आपको कुछ खामिया नजर आ रही हो, तो उन्हें आप कैसे दूर करेगे, यह idea आप एक line में दे सकते है।

Break के बाद वापसी

कई बार लोगो को विभिन्न कारणों के चलते job से ब्रेक लेना पड़ता है, जैसे pregnancy break या किसी बीमारी के चलते लिया जाने वाला break. इस break के चलते CV में भी अंतर दिखने लगता है। ऐसी स्थिति में अकसर आत्मविश्वास की कमी और हीन भावना से ग्रस्त हो जाते है। इससे वापसी करने में ये बाते हावी होने लगती है। यहा तक कि cover letter और CV में भी यह झलकती है। अगर आप भी ऐसी स्थिति में है, तो अपने CV और cover letter में इसे हावी न होने दे। खाली समय में किये गये कामो को दर्शाए, जैसे किसी अपने क्षेत्र से सम्बंधित blog के जरिये सक्रिय होना या freelance काम करना आदि। gap को लेकर शर्मिंदा होने की कोई जरूरत नही है।

अवसर है या नही

हर company उम्मीदवारों के चयन के लिए advertise नही देती। कई बार ऐसा भी होता है कि किसी company में hiring नही चल रही होती है, लेकिन योग्य उम्मीदवार मिलने पर उन्हें job पर रख लिया जाता है। अगर आपको किसी जानकार से पता लगता है कि किसी company में hiring चल रही है, पर उसने इसका कोई advertise नही दिया है, तो आपको सबसे पहले अपने स्रोतों के जरिये job व् पदों के साथ पता लगाये कि उस job के लिए company को किस तरह का उम्मीदवार चाहिए। इसके बाद अपने cover letter में उन्ही गुणों को खासतौर पर दिखाए। अगर यह पता न लग पाए कि यह letter किसे संबोधन से letter की शुरुआत कर सकते है। ‘टू हूम इट में कंसर्न’ लिखने से बचे। इस तरह के cover letter को cold contact cover letter कहते है।

पहली job है तो

यदि आपके पास cover letter में बताने के लिए कोई खास professional experience नही है, तो यह आपके सामने एक बहुत बड़ी चुनौती होती है। इसके लिए एक ही कारगर उपाय है। आप साबित करे कि आप कैसे अपनी प्रतिभा से company के अनुभवी लोगो के साथ मिलकर काम कर सकते है। जिस job के लिए आप आवेदन कर रहे है उससे जुडी अपनी शैक्षणिक योग्यता और अनुभवो का विवरण दे सकते है। अगर उससे सम्बंधित कोई internship की है, तो उसके बारे में भी बता सकते है। साथ ही किसी summer course या training, वालंटियर program, workshop आदि के बारे में लिख सकते है। किसी ऐसे काम के बारे में भी लिख सकते है, जिसमे अपनी नेतृत्व क्षमता प्रदर्शित करने का मौका मिला हो। 

कुछ जरूरी tips

1-  एक अच्छे cover letter की सामग्री एक page या उससे भी कम में होनी चाहिए। 

2-  cover letter हमेशा उसी प्रारूप में भेजे, जिसमे मांगा गया है।

3-  cover letter लिखने के बाद उसे अपने क्षेत्र से जुडी जानकार person को पढने के लिए जरुर दे।

4-  cover letter एक बार तैयार कर हर जगह उसी को भेजने से बचे।

Cover Letter में भी ये जरूरी

1-  जहा तक संभव हो cover letter का संबोधन स्वयं करे। रिक्त पद न होने पर भी आप cover letter कुछ ऐसा बनाये, जिससे पता चले कि किस job की तलाश कर रहे है। इससे मालुम होता है कि आप job को लेकर कितने संजीदा है।

2-  किसी भी simple से लगने वाले cover letter को नियोक्ता एक ही नजर में पहचान लेते है। भले ही आपकी विशेषज्ञता किसी खास क्षेत्र में हो, लेकिन industry की जरूरत के अनुसार अपने cover letter को तैयार करे। खास शब्दावली का इस्तेमाल कर नियोक्ता को बताये कि आप इसी company में क्यों काम करना चाहते है।

3-  company के advertise को ध्यान से देखे। उन खास keywords को अपने cover letter में जरुर शामिल करे, जिन्हें advertise में इस्तेमाल किया गया है। example सहित बताये कि आपका अनुभव व् योग्यता कैसे इस job से मेल खा रहे है।

4-  जितना possible हो cover letter को छोटा व् सरल रखे। यह न भूले कि आपके bio data में सभी important जानकारिया दी गई है। यह बस आपको इतना जरुर लिखना है कि नियोक्ता आपके bio data तक पहुचने के लिए मजबूर हो जाये।

5-  आखिर में thanks करने वाली line जरुर लिखे। इन छोटी छोटी बातो को काफी असर देखने को मिलता है। यह भी न भूले कि आप प्रतिक्रिया के इंतजार में है।

6-  नियोक्ता सिर्फ इसलिए candidate को अपनी सूचि से हटा देते है, क्योकि उन्हें cover letter जरूरत से अधिक लम्बा लगा।

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